Cómo calcular la nómina de tu restaurante sin equivocarte
La nómina es el segundo gasto más grande de casi cualquier restaurante, después de los insumos, y es el único que se paga completo y puntual tenga el negocio buena o mala semana. Aun así es el rubro que más dueños calculan mal.
El error casi siempre es el mismo y es de aritmética, no de mala fe: contratas a alguien por un millón seiscientos y en tu cabeza esa persona cuesta un millón seiscientos. No cuesta eso. Cuesta eso más las prestaciones, más la seguridad social, más los parafiscales y más las horas extra que terminas pagando el sábado en la noche. Cuando llegan junio y diciembre, con prima encima, aparece el hueco.
Abajo está el cálculo completo: cuánto cuesta de verdad un empleado, cómo armar el calendario de pagos del año, cómo se liquidan horas extra y recargos, y en qué parte del proceso se te está yendo la plata sin que la veas.
Lo primero: un empleado no cuesta su salario
Al salario que acordaste hay que sumarle dos bloques que no son opcionales.
Prestaciones sociales. Plata del empleado que tú acumulas y le entregas en fechas fijas: cesantías, intereses sobre cesantías, prima de servicios y vacaciones.
Aportes. Salud, pensión, riesgos laborales (ARL) y parafiscales: caja de compensación, SENA e ICBF.
Sumados sobre el salario base, el costo real se ve así:
| Concepto | Porcentaje sobre el salario | | --- | --- | | Cesantías | 8,33 % | | Intereses sobre cesantías | 1,00 % | | Prima de servicios | 8,33 % | | Vacaciones | 4,17 % | | Salud, parte empleador | 8,50 % | | Pensión, parte empleador | 12,00 % | | ARL, riesgo I | 0,52 % | | Caja de compensación | 4,00 % | | SENA | 2,00 % | | ICBF | 3,00 % | | Factor prestacional total | cerca del 52 % |
Hay una excepción importante: el artículo 114-1 del Estatuto Tributario exonera a ciertas sociedades declarantes de renta de pagar salud empleador, SENA e ICBF por los empleados que ganan menos de diez salarios mínimos. Si es tu caso, le restas esos 13,5 puntos y el factor baja a cerca del 38 %. Pero eso depende de tu tipo de contribuyente y una persona natural empleadora normalmente no lo tiene, así que confírmalo con tu contador antes de presupuestar con el número bajo.
> Costo real de un empleado = salario x 1,52 si pagas todo, o salario x 1,38 si estás exonerado. Presupuesta siempre con el número alto: si al final pagas menos, te sobra plata. Al revés no funciona.
Con esa regla, tu equipo se ve muy distinto:
| Cargo | Salario acordado | Costo mensual real (x 1,52) | | --- | --- | --- | | Mesero | $1.600.000 | $2.432.000 | | Cocinero | $2.200.000 | $3.344.000 | | Administradora | $3.000.000 | $4.560.000 |
Y todavía falta el auxilio de transporte, que se le paga a todo el que gane hasta dos salarios mínimos y que además entra en la base de prima y cesantías. La propina, en cambio, no es salario y no entra en esta base: es del trabajador y se reparte aparte.
El calendario que no se negocia
| Cuándo | Qué se paga | A quién | | --- | --- | --- | | Antes del 31 de enero | Intereses sobre cesantías del año anterior, 12 % anual | Al empleado, directo | | Antes del 15 de febrero | Cesantías del año anterior | Al fondo de cesantías | | Antes del 30 de junio | Primera mitad de la prima | Al empleado | | Antes del 20 de diciembre | Segunda mitad de la prima | Al empleado | | Todos los meses | Seguridad social y parafiscales, vía PILA | Según el último dígito del NIT | | Cuando se toman | Vacaciones, 15 días hábiles por año trabajado | Al empleado |
Junio y diciembre son los dos meses en los que un restaurante que vende bien igual se puede quedar sin caja, porque encima de la nómina normal cae la prima completa de todo el equipo. La solución es aburrida y funciona: cada mes aparta el 8,33 % de la nómina para prima y otro 8,33 % para cesantías, en una cuenta distinta a la de la operación. Si no lo separas, esa plata se gasta. Siempre se gasta.
Horas extra y recargos: la fuga silenciosa
En un restaurante casi nadie trabaja de ocho a cinco de lunes a viernes, y ahí es donde la nómina se desborda sin que nadie lo note.
- Jornada legal. Viene bajando por etapas desde la Ley 2101 de 2021 y en 2026 quedó en 42 horas semanales. Todo lo que pase de la jornada es extra. Ojo: la reducción de jornada no reduce el salario.
- Hora extra diurna. Vale la hora ordinaria más 25 %.
- Hora extra nocturna. Vale la hora ordinaria más 75 %.
- Recargo nocturno. Trabajar de noche dentro de la jornada normal no es hora extra, pero sí tiene recargo del 35 %.
- Dominicales y festivos. El recargo subió con la reforma laboral de 2025 y sigue subiendo por etapas. Como un restaurante trabaja casi todos los domingos, confirma con tu contador el porcentaje vigente el mes que liquidas: la diferencia son cientos de miles de pesos al mes, no un detalle.
Para liquidar necesitas el valor de la hora ordinaria. La convención que se sigue usando es dividir el salario mensual entre 240, que son 30 días por 8 horas.
> Hora ordinaria = salario mensual / 240. Con $1.600.000 la hora vale $6.667. Una hora extra diurna sale en $8.334 y una nocturna en $11.667.
Parece poco hasta que lo multiplicas: dos meseros con dos horas extra nocturnas cuatro días a la semana son cerca de $373.000 al mes, y eso sin contar el factor prestacional que también corre sobre ese valor.
Los 7 errores que salen más caros
1. Presupuestar el salario y no el costo real. Es el error madre. Si contratas pensando en 1,0 y el costo es 1,5, tu margen ya está mal desde el primer día. 2. No aprovisionar prima y cesantías. Guardar el 16,66 % mensual es la diferencia entre un diciembre tranquilo y un diciembre pidiendo prestado. 3. Pagar todo incluido, sin contrato ni PILA. El ahorro dura hasta la primera reclamación. Una liquidación mal hecha, con indemnización y sanción moratoria encima, cuesta más que años de aportes bien pagados. 4. Llevar las horas de memoria o en un cuaderno. Nadie recuerda quién entró a qué hora hace tres semanas. Sin registro, terminas pagando de más para evitar el pleito o de menos y generando uno. 5. Confundir la propina con salario. La propina es del trabajador y se reparte con reglas claras, pero no reemplaza el sueldo ni baja tus aportes. 6. Descontar del sueldo sin autorización escrita. Adelantos, roturas y faltantes de caja solo se descuentan si el empleado lo autorizó por escrito. Descontar por las malas es la forma más rápida de perder una demanda. 7. No comparar la nómina contra las ventas. No hay un porcentaje universal, cada negocio tiene el suyo. Lo que importa es medirlo todos los meses: si el porcentaje sube dos meses seguidos y las ventas no, el problema no es el sueldo de nadie, es la programación de turnos.
Cómo se hace esto en Fooda POS
La nómina de Fooda POS no es un módulo suelto: vive dentro de gastos, para que lo que le pagas a tu equipo aparezca en las mismas cuentas donde miras el negocio.
- Personal. Cada empleado con su cargo, documento, fecha de ingreso y forma de pago: por día, por mes o por hora. Queda registrado si el monto es el mínimo legal o un valor acordado, y las horas extra se activan empleado por empleado con el multiplicador que defina el negocio.
- Turnos con foto. El empleado abre y cierra su turno desde el celular con una foto que se verifica contra su foto de referencia. Las horas trabajadas quedan registradas solas y alimentan la liquidación, así que se acaba el cuaderno. El consentimiento para usar la foto se pide antes del primer registro, como exige la Ley 1581.
- Nómina. Liquidas el período con las unidades trabajadas, las horas extra, los bonos y los descuentos como adelantos. El pago guarda congelada la tarifa que se usó: subirle el sueldo a alguien nunca reescribe lo que ya se le pagó.
- Gastos. Cada pago de nómina crea automáticamente su gasto en la categoría nómina, así que nómina y gastos jamás se desincronizan y el costo del mes es un dato, no un estimado.
- Reportes. Comparas el gasto de nómina del mes contra las ventas del mismo mes y ves la tendencia, que es lo que de verdad decide si contratas o reorganizas turnos.
- Multisede. Cada sede tiene su personal, sus turnos y su nómina, y las comparas desde la misma cuenta sin mezclar las cuentas de una con las de otra.
- Cuadre de caja. Cada turno abre y cierra con su responsable, así que un faltante tiene nombre y fecha el mismo día.
Checklist de nómina
- [ ] Lista de empleados con cargo, tipo de pago y tarifa, por escrito
- [ ] Costo de cada cargo calculado con factor prestacional, no con el salario pelado
- [ ] Provisión mensual de prima y cesantías en una cuenta aparte
- [ ] Fechas de enero, febrero, junio y diciembre marcadas en el calendario
- [ ] Horas registradas por turno, no de memoria
- [ ] Multiplicador de horas extra definido y conocido por el equipo
- [ ] Adelantos y descuentos autorizados por escrito
- [ ] PILA al día y comprobantes archivados
- [ ] Gasto de nómina del mes comparado contra las ventas del mes
- [ ] Contador revisando la liquidación al menos una vez por trimestre
Para cerrar
La nómina no se controla el día del pago: se controla en el turno, cuando alguien entra y sale, y en el mes, cuando apartas la plata que no es tuya aunque esté en tu cuenta.
Haz el ejercicio esta semana. Toma tu equipo actual, multiplica cada salario por 1,52, súmale las horas extra reales del último mes y compara ese número con tus ventas. Casi siempre sorprende, y esa sorpresa es justo la que te conviene tener ahora y no en diciembre.
Puedes probar Fooda POS gratis durante 7 días, sin tarjeta de crédito, y liquidar tu primera nómina con las horas reales de tu equipo.
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