Nómina electrónica de la DIAN para restaurantes pequeños
Tienes cuatro meseros, dos cocineros y un domiciliario. Les pagas cada quincena, les haces la PILA todos los meses y les entregas su desprendible firmado. Todo en orden. Hasta que llega marzo, tu contador arma la declaración de renta y te dice que la DIAN no te va a aceptar como deducción la nómina del año pasado, porque nunca se transmitió el documento soporte de pago de nómina electrónica.
Eso no es un cuento de contadores para asustar. La nómina electrónica no es un impuesto nuevo ni una declaración más: es el documento con el que la DIAN te permite restar de tu renta lo que le pagaste a tu gente. Si no lo mandas, los salarios se pagaron igual, la PILA quedó al día, pero para efectos de renta ese costo no tiene soporte. Con siete personas en nómina eso son decenas de millones de pesos al año que de un momento a otro no puedes deducir.
La buena noticia es que para un restaurante pequeño esto es más trámite que ciencia: te habilitas una vez, mandas un archivo al mes y listo. Acá está qué va, qué no va, cuándo se manda y cuáles son los errores que salen caros.
Qué es exactamente la nómina electrónica
El nombre completo es Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y está reglamentado en la Resolución 000013 de 2021 de la DIAN. En la práctica es un archivo XML que le dice a la DIAN, mes a mes y empleado por empleado, cuánto le pagaste y cuánto le descontaste. Lo primero es no confundirlo con cosas que ya haces:
| Documento | Para qué sirve | Lo reemplaza la nómina electrónica? | | --- | --- | --- | | PILA | Pagar salud, pensión, ARL y parafiscales al sistema | No | | Desprendible de pago | Que el empleado vea su liquidación quincenal | No | | Factura electrónica | Soportar tus ventas ante la DIAN | No, es otro trámite | | Certificado de ingresos y retenciones | Que el empleado declare renta | No | | Nómina electrónica | Soportar ante la DIAN el costo de tu nómina | Es el documento nuevo |
> La nómina electrónica no le paga a nadie ni le aporta a nadie. Es el recibo que le entregas a la DIAN para poder deducir en renta una plata que ya saliste de tu bolsillo.
Quién está obligado en un restaurante
La regla es amplia: aplica a quien haga pagos derivados de una relación laboral y quiera tomarlos como costo, deducción o impuesto descontable. Traducido a un restaurante de barrio:
- Meseros, cocineros, cajeros, auxiliares de cocina y domiciliarios con contrato laboral: sí van, tengan contrato escrito o verbal, estén a término fijo, indefinido o en periodo de prueba.
- El contador, el del aseo de los domingos o el técnico de refrigeración: no van. Ellos te facturan, o si no están obligados a facturar les haces documento soporte de adquisiciones a no obligados. Es otro formulario.
- Tú, como dueño, si no tienes contrato laboral contigo mismo: eso no es nómina, son retiros o utilidades.
- Aprendiz SENA: el contrato de aprendizaje no es un contrato laboral y el apoyo de sostenimiento tiene un tratamiento distinto. No lo asumas, pregúntalo.
Y ojo: aunque a ninguno de tus empleados le practiques retención en la fuente porque todos ganan poquito, igual tienes que reportar. La obligación no depende de que haya retención, depende de que quieras deducir el gasto.
Qué va dentro: devengados y deducciones
El documento se divide en dos bloques. Arriba lo que el empleado se ganó, abajo lo que le descontaste. Estos son los conceptos que de verdad aparecen en una nómina de restaurante:
| Bloque | Conceptos típicos en un restaurante | | --- | --- | | Devengados | Sueldo básico, auxilio de transporte, horas extras diurnas y nocturnas, recargo nocturno, recargo dominical y festivo, comisiones, bonificaciones, prima de servicios, vacaciones, cesantías e intereses cuando se pagan al empleado | | Deducciones | Salud 4 por ciento, pensión 4 por ciento, fondo de solidaridad pensional cuando aplica, retención en la fuente, libranzas, embargos, cuota sindical |
Dos precisiones que se equivocan siempre. La primera: los aportes que pagas tú como empleador (el 8,5 por ciento de salud, el 12 por ciento de pensión, la ARL, la caja de compensación, SENA e ICBF) no van en la nómina electrónica; esos se soportan con la PILA.
La segunda: la propina tampoco es un devengado de nómina. La plata que recaudas y repartes entre el equipo no es tuya hacia ellos, es de ellos; se maneja aparte. Meterla como bonificación te la vuelve base de prestaciones sin necesidad.
> Regla corta para no equivocarse: en la nómina electrónica va lo que entra y lo que sale del bolsillo del empleado. Lo que sale del tuyo hacia el sistema va por PILA.
Cuándo se manda
El documento es mensual y se transmite dentro de los diez primeros días del mes siguiente al mes que estás reportando. Esto aplica aunque pagues quincenal: si pagaste el 15 y el 30 de septiembre, el documento de septiembre consolida los dos pagos y se transmite en los primeros diez días de octubre.
| Mes que pagas | Se transmite en | | --- | --- | | Septiembre | Primeros 10 días de octubre | | Octubre | Primeros 10 días de noviembre | | Noviembre | Primeros 10 días de diciembre | | Diciembre | Primeros 10 días de enero |
Diciembre es el mes trampa: pagaste prima, pagaste el mes, probablemente liquidaste a alguien que se fue después de la temporada, y el plazo cae encima de las vacaciones de tu contador. Ese es el mes que se queda sin transmitir.
Cómo habilitarte, paso a paso
Si ya facturas electrónicamente tienes media pelea ganada. El flujo general es este:
1. Ten vigente tu instrumento de firma electrónica en la DIAN. Si se venció, ese es el primer trámite, y demora. 2. Entra al portal transaccional de la DIAN y ubica el servicio de Nómina Electrónica. 3. Elige con qué vas a transmitir: el servicio gratuito de la DIAN, un software propio, o el mismo proveedor que ya te maneja la facturación electrónica. Para un restaurante de menos de 15 empleados el gratuito alcanza perfectamente. 4. Haz el proceso de habilitación con el set de pruebas que te pide el sistema. 5. Pasa a producción y transmite. Cada documento queda con un código único, el CUNE. Guárdalo.
Si algo quedó mal en un documento ya transmitido no se borra: se corrige con una nota de ajuste. Pero solo si te das cuenta, y por eso el checklist de abajo.
Errores comunes que salen caros
1. Creer que la PILA ya lo cubre. Son dos cosas distintas. 2. Reportar solo a los que tienen contrato escrito y dejar por fuera al que lleva dos meses "a prueba". El contrato verbal también es contrato laboral. 3. Meter la propina como devengado. 4. Pagar bonos por fuera de nómina para no reportarlos. Ese pago después no es deducible y, si el empleado reclama, es salario de todos modos. 5. Olvidar la nota de ajuste cuando descubres que reportaste mal un recargo. 6. Dejarlo para el día 11 porque "es solo un archivo". 7. No guardar el XML ni el CUNE. Si la DIAN pregunta en dos años, el soporte eres tú. 8. Calcular los recargos a ojo. Si lo que reportas no coincide con lo que pagaste, el documento nace mal.
Cómo se hace esto en Fooda POS
Fooda no transmite el XML a la DIAN por ti, y es mejor decirlo de frente. Lo que hace es resolver la parte donde de verdad se pierde el tiempo y donde nacen los errores: tener el cálculo correcto, por empleado y por concepto, listo para cargar.
- Turnos: tu gente marca entrada y salida en el POS. De ahí salen las horas ordinarias, las extras, el recargo nocturno y el dominical calculados, no contados a mano en un cuaderno.
- Nómina: cada corrida arma el detalle de devengados y deducciones empleado por empleado, que es exactamente la estructura que pide el formulario de la DIAN.
- Congelado: la corrida queda guardada con el cálculo del momento. Si en enero subes los salarios, la nómina de septiembre sigue mostrando lo que se pagó en septiembre.
- Gastos: el total de la corrida se enlaza como gasto del mes, así que tu reporte de resultados ya trae la nómina adentro.
- Multisede: cada sede liquida lo suyo y tú ves el consolidado, sin mezclar los turnos de una con los de la otra.
- Facturación electrónica: las ventas ya salen facturadas desde el POS, así que el lado de los ingresos ante la DIAN también queda cubierto.
El flujo queda así: cierras el mes en Fooda, exportas el detalle de la corrida, y tú o tu contador lo cargan al servicio de la DIAN sin volver a hacer cuentas en Excel.
Checklist mensual
- [ ] Firma electrónica de la DIAN vigente (revísalo una vez al año, no el día 9)
- [ ] Todos los empleados activos del mes están en la lista, incluidos los que entraron o salieron a mitad de mes
- [ ] Los recargos nocturnos y dominicales salen de los turnos reales, no de un estimado
- [ ] Prima, vacaciones y liquidaciones del mes están incluidas como devengados
- [ ] La propina quedó por fuera de la nómina
- [ ] Las deducciones cuadran con lo que realmente le descontaste al empleado
- [ ] Documento transmitido antes del día 10 del mes siguiente
- [ ] XML y CUNE guardados en una carpeta, no en el correo del contador
- [ ] Si hubo error, la nota de ajuste quedó enviada
En resumen
La nómina electrónica es de esos trámites que no te dan nada el día que los haces y te cuestan muchísimo el día que no los hiciste. No mueve plata, no cambia lo que le pagas a tu equipo, no aparece en tus ventas. Solo aparece cuando te toca declarar renta, y ahí decide si toda la plata que le pagaste a tu gente cuenta o no cuenta.
Hazlo mensual, no anual: diez minutos el primer lunes de cada mes valen más que una semana desenredando un año entero en marzo. Y lo que más ayuda no es el trámite en sí, es llegar a ese momento con el cálculo ya hecho y confiable.
Si hoy los recargos de tus meseros los sacas a mano y la nómina la armas en una hoja que solo entiendes tú, prueba Fooda POS gratis por 7 días, sin tarjeta de crédito. Registra los turnos de una quincena, corre la nómina y compara el resultado con tu cuaderno. Esa comparación suele ser la parte más reveladora de la semana.
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