Retención en la fuente y ReteICA: por qué tus clientes empresariales te descuentan plata
Le facturaste a una empresa un almuerzo corporativo de 3.200.000 pesos. Firmaron la orden de compra, entregaste el servicio, radicaste la factura y a los 45 días te consignaron 3.072.000. Faltan 128.000 pesos. Nadie te llamó a explicarte, en el extracto no aparece ninguna nota y el cuadre de caja de ese día cerró perfecto. No te robaron: te retuvieron.
La retención en la fuente y el ReteICA son los dos descuentos que más descuadran las cuentas de un restaurante colombiano el día que empieza a venderle a empresas. Mientras tu facturación sea de mesa, datáfono y domicilio, casi nunca los vas a ver. Pero apenas entra el primer cliente corporativo con NIT, orden de compra y pago a 30 o 60 días, la plata que te consignan deja de ser igual a la plata que facturaste.
Lo importante es esto: no es plata perdida. Es tu propio impuesto, pagado por anticipado y a tu nombre. El problema no es el descuento; el problema es no saber que va a llegar, no registrarlo en el POS y no descontarlo después. Aquí está cómo funciona, cuánto te van a quitar y qué tienes que hacer para recuperarlo.
Qué es la retención en la fuente
La retención en la fuente no es un impuesto nuevo. Es una forma de recaudo anticipado del impuesto de renta que la DIAN le encargó a las empresas. En vez de esperar a que tú declares y pagues al año siguiente, la empresa que te compra te descuenta un porcentaje en el momento del pago y se lo gira a la DIAN a tu nombre.
Cuando llegue tu declaración de renta, esa plata ya está abonada. La restas del impuesto que te dio a pagar y solo cancelas la diferencia. Si te retuvieron más de lo que te tocaba pagar, queda un saldo a favor.
> La retención en la fuente no es un costo. Es tu impuesto de renta pagado antes de tiempo. Se convierte en costo el día que no guardas el certificado y no la puedes descontar.
Quién te puede retener y quién no
No todo el que te compra puede retener. Solo pueden hacerlo los agentes de retención: personas jurídicas, grandes contribuyentes, entidades públicas y algunas personas naturales que superan topes altos de patrimonio o ingresos. El señor que llega a almorzar no retiene. La familia que te pidió el domicilio tampoco.
En la práctica te van a retener las empresas con NIT que te contratan catering o almuerzos corporativos, las entidades públicas (alcaldías, secretarías, hospitales, colegios oficiales), las cajas de compensación, las universidades, los hoteles que te subcontratan y las plataformas de domicilios cuando te liquidan la comisión.
Cuánto te descuentan
Todo depende de dos cosas: si lo tuyo se considera servicio o venta de bienes, y si eres declarante de renta o no.
| Concepto | Qué es en tu negocio | Tarifa típica | Base mínima | | --- | --- | --- | --- | | Servicios en general, declarante | Catering, evento, alimentación contratada | 4% | 4 UVT | | Servicios en general, no declarante | Lo mismo, sin declarar renta | 6% | 4 UVT | | Compra de bienes, declarante | Postres empacados, salsas, producto para revender | 2,5% | 27 UVT | | Compra de bienes, no declarante | Lo mismo, sin declarar renta | 3,5% | 27 UVT | | ReteICA municipal | Tu actividad en ese municipio | Entre 4 y 14 por mil según el acuerdo local | La que fije el municipio |
La UVT se actualiza cada diciembre por resolución de la DIAN. Para 2025 quedó en 49.799 pesos, así que la base de servicios rondaba los 199.000 pesos y la de compras el millón trescientos mil. Antes de hacer cuentas confirma el valor del año en curso en la página de la DIAN, porque las bases mínimas se mueven con la UVT.
La diferencia entre servicio y bien no es trivial. Un almuerzo servido en el salón de la empresa es servicio y arranca a retener desde una base muy baja. Una caja de 40 postres que entregas empacada puede clasificarse como venta de bien, con una base mínima mucho más alta y una tarifa más baja. Vale la pena que tu contador revise cómo estás describiendo el producto en la factura electrónica, porque la descripción es lo que el área de cuentas por pagar usa para decidir.
El ReteICA: el mordisco del municipio
El impuesto de industria y comercio no es de la DIAN, es de la alcaldía. Cada municipio fija sus tarifas por acuerdo del concejo y las expresa por mil: una tarifa de 9,66 por mil equivale al 0,966% de tus ingresos gravados en ese municipio.
Cuando un agente retenedor te paga, además de la retención de renta te descuenta el ReteICA del municipio donde se prestó el servicio. Y ese detalle importa más de lo que parece: si tienes tu sede en Medellín pero atendiste un evento en Rionegro, ese ingreso es de Rionegro y allá hay que declararlo. Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla, Bucaramanga y Pereira tienen tarifas y códigos de actividad distintos; no asumas que la de tu ciudad aplica en la de al lado.
Consulta tu código de actividad en la Secretaría de Hacienda de tu municipio antes de firmar un contrato corporativo. Si te clasifican en un código equivocado, el error se arrastra en todas las facturas del año.
El dato que a muchos les ahorra plata: el Régimen Simple
Si estás inscrito en el Régimen Simple de Tributación, los pagos que te hacen no están sujetos a retención en la fuente a título de renta ni a ReteICA. Tú pagas esos dos impuestos directamente en tu recibo del SIMPLE, así que retenerte sería cobrarte dos veces.
El problema es que el área de pagos de tu cliente no lo sabe y retiene por defecto. La solución cuesta treinta segundos: envía tu RUT actualizado, donde aparece la responsabilidad del SIMPLE, adjunto a la factura. No después de que te paguen: adjunto a la factura. Una vez la retención se giró a la DIAN, recuperarla es un trámite con el contador del cliente que puede tomar semanas.
> Si estás en el SIMPLE, tu RUT vale plata. Mándalo pegado a cada factura corporativa.
Ojo con el impuesto al consumo
El servicio de restaurante en Colombia está gravado con el impuesto al consumo del 8%, no con IVA (la excepción son los restaurantes operados bajo franquicia). Eso tiene dos consecuencias prácticas que te conviene tener claras.
La primera: no existe retención del impuesto al consumo. El 8% que le cobras al cliente lo declaras y lo pagas tú completo, nadie te lo anticipa. La segunda: si no facturas IVA, no te pueden practicar ReteIVA. Si en un soporte de pago te aparece un descuento por ReteIVA, algo está mal clasificado.
Y la más importante: la retención de renta y el ReteICA se calculan sobre la base del servicio, no sobre el total con impuesto al consumo. Si tu factura dice 3.000.000 de servicio más 240.000 de INC para un total de 3.240.000, el 4% se calcula sobre 3.000.000, es decir 120.000 pesos. Si te descontaron 129.600, te retuvieron sobre el total y hay que pedir corrección. Revisa el soporte de pago línea por línea la primera vez que le facturas a una empresa nueva.
Cómo recuperas esa plata
Los descuentos se recuperan con papeles, no con llamadas. Necesitas dos certificados por cada cliente que te retuvo:
El certificado de retención en la fuente, que el agente retenedor está obligado a expedirte por el año gravable, y que tu contador cruza contra tu declaración de renta. Y el certificado de ReteICA, que se usa en la declaración de industria y comercio del municipio correspondiente.
Un consejo operativo que vale oro: pide el certificado cuando te paguen, no en marzo del año siguiente. La persona de contabilidad que te lo puede generar hoy trabaja allá hoy. En marzo puede que ya no.
Errores comunes
1. Registrar el ingreso por lo que te consignaron y no por lo que facturaste. Tus ventas quedan subestimadas y tu margen se ve peor de lo que es. 2. No pedir los certificados. La retención se vuelve un regalo a la DIAN. 3. No avisarle al cliente que estás en el Régimen Simple y dejar que te retengan sin necesidad. 4. Tratar de negociar la retención con el cliente. No se negocia: el agente retenedor está obligado por ley y si no retiene responde con su propio patrimonio. 5. Olvidar que un evento en otro municipio genera ICA en ese municipio. 6. Proyectar el flujo de caja con el valor bruto. Si facturas 10 millones a empresas, no cuentes con 10 millones para pagar la nómina. 7. Mezclar la venta de mostrador con la venta corporativa en un mismo reporte, y no poder explicar después por qué el banco no cuadra con el POS.
Cómo se hace esto en Fooda POS
La parte tributaria la resuelve tu contador. La parte operativa, que es la que te descuadra el día a día, la resuelves en el punto de venta.
Cuando atiendes un evento corporativo, abres la cuenta como cualquier otra mesa y las comandas salen a cocina igual que siempre, pero al cerrar no la mandas a la caja del día: la registras como pago pendiente. Así el cuadre de caja de la noche te cuadra con el efectivo y el datáfono reales, y la venta corporativa queda viva en tus cuentas por cobrar hasta que la empresa consigne.
La factura electrónica sale con el NIT del cliente y con el impuesto al consumo discriminado, que es exactamente lo que el área de cuentas por pagar necesita para retener sobre la base correcta. Cuando entra el pago, registras la diferencia retenida como una partida en el módulo de gastos, con el cliente y el número de factura en la descripción: ahí queda el rastro para pedir el certificado sin tener que reconstruir nada.
En los reportes de ventas puedes separar lo facturado de lo recaudado, que es la única forma honesta de mirar un mes con clientes corporativos. Y si manejas multisede, los reportes por sede te dicen a qué municipio pertenece cada ingreso, que es justo lo que necesitas cuando hay que declarar ICA en más de una alcaldía.
Checklist antes de facturarle a tu próxima empresa
- [ ] Tengo el RUT actualizado en PDF listo para adjuntar a cada factura corporativa
- [ ] Sé si estoy en Régimen Simple u ordinario y qué implica eso para la retención
- [ ] La factura discrimina la base del servicio y el impuesto al consumo por separado
- [ ] Verifico que la retención se haya calculado sobre la base, no sobre el total
- [ ] Registro la venta por el valor facturado, no por el valor consignado
- [ ] La venta corporativa queda como pago pendiente y no entra al cuadre de caja del día
- [ ] Pido el certificado de retención apenas me pagan
- [ ] Conozco la tarifa de ICA de mi municipio y de los municipios donde hago eventos
- [ ] Proyecto el flujo de caja con el neto que voy a recibir, no con el bruto
En resumen
Venderle a empresas es de los mejores negocios que puede hacer un restaurante: tickets grandes, pedidos repetidos y cero rotación de clientes. Pero cambia las reglas del flujo de caja. Vas a recibir menos de lo que facturas, vas a recibirlo tarde y vas a tener que perseguir papeles para recuperar la diferencia.
La buena noticia es que casi todo se resuelve con orden: factura bien, registra el valor real de la venta, saca la venta corporativa del cuadre de caja y pide el certificado el mismo día del pago. Lo demás lo hace el contador.
Si hoy estás llevando esas ventas en un cuaderno aparte porque el POS te las descuadra, prueba Fooda POS gratis durante 7 días, sin tarjeta de crédito. Abres tus cuentas corporativas, dejas las comandas y el cuadre de caja funcionando como siempre, y ves los reportes separando lo facturado de lo recaudado antes de decidir nada.
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