Permisos para abrir un restaurante en Colombia: la lista completa y en que orden

Casi nadie abre un restaurante en Colombia con los papeles en orden. Lo normal es al revés: se firma el arriendo porque el local es una ganga, se invierte en cocina y adecuación, y solo cuando ya está la plata metida alguien pregunta si en esa esquina se puede vender comida. A veces la respuesta es no.

El problema con los permisos no es que sean muchos ni que sean caros. Sumados, casi todos los trámites de apertura de un restaurante pequeño cuestan menos que un mes de arriendo. El problema es el orden: hay trámites que se hacen antes de firmar, otros antes de abrir, otros que llegan solos en forma de visita, y unos que hay que renovar cada año y que la gente olvida hasta que aparece la sancion.

Esta es la lista completa, en el orden en que conviene sacarlos y con quién los expide. Aclaración necesaria: cada municipio maneja su propio POT, su tarifario y sus tiempos, asi que los valores de aca son ordenes de magnitud del mercado, no tarifas oficiales. Antes de presupuestar, confirma con tu cámara de comercio y con la alcaldía.

Regla número uno: el uso de suelo va antes del arriendo

Si te vas a llevar un solo dato de este articulo, que sea este. El concepto de uso de suelo lo expide la oficina de Planeación de tu municipio (o la curaduría, según la ciudad) y dice si en esa dirección exacta se permite la actividad de expendio de comidas y bebidas. Es un trámite barato y relativamente rápido.

Hay direcciones residenciales donde no se puede operar un restaurante, zonas donde se puede vender comida pero no licor, y locales donde exigen extracción de olores o parqueaderos que no tienes. Nada de eso se negocia con el arrendador: es norma municipal.

> Un concepto de uso de suelo cuesta unas decenas de miles de pesos y se resuelve en días. Un contrato de arriendo firmado sobre un local donde no se puede operar cuesta la cláusula de terminación anticipada, mas la adecuación perdida, mas los meses cerrado. Esa es toda la matemática.

Pídele al arrendador que la firma quede sujeta al concepto favorable, o al menos consulta la dirección en Planeación antes de dar el primer peso.

Los trámites, uno por uno

| Trámite | Quién lo expide | Cuándo | Costo aproximado | | --- | --- | --- | --- | | Concepto de uso de suelo | Planeación municipal / curaduría | Antes de firmar el arriendo | Decenas de miles de pesos | | Matrícula mercantil y RUES | Cámara de Comercio | Antes de abrir | Según activos declarados (tarifario anual) | | RUT y responsabilidades | DIAN (se puede tramitar en la cámara) | El mismo día de la matrícula | Gratis | | Habilitación de facturación electrónica | DIAN, portal de facturación | Antes de la primera venta | Gratis el trámite | | Registro de industria y comercio y aviso y tableros | Secretaría de Hacienda municipal | Al abrir, y se declara periódicamente | Según ventas (tarifa por mil) | | Certificado de manipulación de alimentos | Capacitador autorizado | Antes de abrir, para todo el que toque comida | Por persona, decenas de miles | | Concepto sanitario | Secretaría de Salud municipal o departamental | Llega en visita, no se compra | La visita no se cobra | | Concepto técnico de seguridad humana | Cuerpo de Bomberos | Antes de abrir y se renueva cada año | Según área y actividad | | Derechos de autor por música | Organización Sayco Acinpro | Anual, si suena música | Según aforo y tipo de negocio | | Publicidad exterior visual | Planeación o Secretaría de Ambiente | Si el aviso supera el tamaño permitido | Según el aviso | | Registro de marca | Superintendencia de Industria y Comercio | Opcional, cuando ya vas en serio | Cientos de miles por clase |

Dos aclaraciones sobre esa tabla, porque son las que más confunden.

El certificado de manipulación de alimentos ya no es el carné sanitario de antes. La Resolución 2674 de 2013 eliminó ese carné y lo reemplazó por la obligación de capacitar al personal y poder demostrarlo. Es decir: no necesitas que cada empleado cargue un carné plastificado, necesitas tener las constancias de capacitación archivadas y un plan de capacitación vigente. Cuando entra alguien nuevo, se capacita, y esa constancia va a la carpeta.

El concepto sanitario no se saca, se recibe. No hay ventanilla donde uno pague y le entreguen el papel: la autoridad sanitaria visita, aplica el acta de inspección y emite concepto favorable, favorable condicionado o desfavorable. Puedes abrir antes de la visita, pero si llega y estas mal te dan plazos y, en el peor caso, te cierran.

Lo que revisan de verdad en la visita sanitaria

He visto negocios impecables sacar concepto condicionado por detalles de treinta mil pesos. Estos son los que más aparecen en las actas:

Ninguno de esos puntos cuesta plata seria. Todos cuestan si te toca cerrar dos semanas para arreglarlos.

Los que se olvidan: las renovaciones

Los permisos de apertura son un evento; las renovaciones son rutina, y ahí es donde la gente se cae:

1. Matrícula mercantil: se renueva cada año antes del 31 de marzo. Si se te pasa, la cámara cobra la renovación de todos los años pendientes. 2. Concepto de bomberos: anual. Sin él, el concepto sanitario y el uso de suelo no te salvan en una visita de control. 3. Sayco Acinpro: anual, y es exigible así la música salga del parlante Bluetooth de la barra. 4. Industria y comercio: se declara según el calendario tributario de tu municipio, no del nacional: Bogotá, Medellín y Cali tienen fechas distintas. 5. Facturación electrónica: la resolución de numeración se vence. Cuando se agota el rango o la vigencia, la DIAN deja de validar tus facturas y no lo notas hasta que la caja se queda pegada un viernes.

Errores comunes que salen caros

1. Firmar arriendo antes del concepto de uso de suelo. El más común y el más caro de todos. 2. No revisar las responsabilidades del RUT. Si tu negocio de comidas queda sin la responsabilidad del impuesto nacional al consumo o con el régimen equivocado, después toca corregir declaraciones. Antes de decidir régimen, lee régimen simple vs. régimen ordinario para restaurantes. 3. Dejar la facturación electrónica para después de abrir. La habilitación en el portal de la DIAN y las pruebas con el proveedor toman días. Abrir facturando en talonario y migrar después es rehacer el trabajo dos veces. El detalle está en facturación electrónica DIAN para restaurantes. 4. Creer que el concepto sanitario se tramita con un gestor. No existe ese atajo. Lo que sí se puede es prepararse para la visita. 5. No tener la lista de precios visible. El Estatuto del Consumidor, Ley 1480 de 2011, exige informar precios al público. Una carta sin precios o precios distintos a los que cobras en caja es sancionable, y es de las cosas que revisan sin avisar. 6. No archivar nada. Si llega una visita y no encuentras el acta de plagas ni las constancias de capacitación, para efectos prácticos no existen. Una carpeta en el local y un respaldo en la nube resuelven eso.

Cómo se hace esto en Fooda POS

Fooda POS no saca trámites. Lo que sí hace es cubrirte la parte diaria y demostrable:

Si estás calculando la inversión completa, el otro artículo que te va a servir es cuánto cuesta abrir un restaurante en Colombia.

Checklist de apertura

Para cerrar

Los permisos de un restaurante en Colombia no son un muro, son una secuencia. El que la hace en orden abre tranquilo y gasta poco; el que la hace al revés paga dos veces, primero el trámite y después el tiempo cerrado.

Empieza por el uso de suelo, sigue por cámara y DIAN, y monta la facturación electrónica antes de la primera venta, no después. Prueba Fooda POS gratis 7 días, sin tarjeta de crédito, y desde el primer día tus ventas salen facturadas como toca, con el impuesto al consumo donde va y los reportes que el contador te va a pedir en febrero.

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