Regimen simple vs. regimen ordinario para restaurantes: cual te conviene

El contador te dijo "pásate al simple" y tú dijiste que sí sin entender bien por qué. O al revés: llevas dos años en el régimen simple y tienes la sensación de que estás pagando más que cuando estabas en el ordinario, pero no sabes cómo comprobarlo. Las dos situaciones son igual de comunes y las dos salen caras.

Esta es una de las pocas decisiones tributarias que un dueño de restaurante puede tomar por sí mismo sin ser experto, porque no depende de interpretar la ley: depende de conocer tus propios números. La ley ya dice cuánto se paga en cada régimen. Lo único que falta es saber cuánto vendiste y cuánto te quedó, y ahí es donde se traba casi todo el mundo.

Y la decisión tiene fecha de vencimiento: para acogerte al régimen simple en un año gravable tienes plazo hasta el último día hábil de febrero de ese mismo año. Si lo dejas para marzo, perdiste el año entero.

> Aviso: esto es una guía práctica para que entiendas la lógica y llegues preparado a la conversación con tu contador. No reemplaza la asesoría de un profesional que conozca tu caso.

Qué es cada régimen, en dos frases

El régimen ordinario te cobra impuesto de renta sobre la utilidad: ventas menos costos, menos gastos, menos nómina. Además pagas por aparte el ICA de tu municipio, el impuesto de avisos y tableros y las sobretasas que aplique tu alcaldía.

El régimen simple de tributación (RST) te cobra un porcentaje sobre los ingresos brutos, sin importar si ganaste o perdiste, y con eso reemplaza el impuesto de renta e integra el ICA consolidado (con avisos y tableros y sobretasa bomberil) en los municipios que se sumaron al esquema. Se paga con anticipos bimestrales por el recibo electrónico SIMPLE y una declaración anual.

> La idea que resume todo: el simple cobra sobre lo que vendes, el ordinario sobre lo que ganas. Si tu margen es flaco, el ordinario suele salir más barato. Si tu margen es sano, el simple casi siempre gana.

Las tarifas del simple para comida, bares y tiendas

El artículo 908 del Estatuto Tributario agrupa las actividades y les asigna una tarifa según el rango de ingresos brutos anuales, medidos en UVT. Para 2026 la UVT quedó en 52.374 pesos (Resolución DIAN 000238 del 15 de diciembre de 2025).

Estos son los dos grupos que le importan a este negocio:

| Ingresos brutos anuales | Equivalente en pesos 2026 | Tiendas pequeñas, mini y micromercados | Expendio de comidas y bebidas | |---|---|---|---| | Hasta 6.000 UVT | Hasta 314.244.000 | 1,2 % | 3,1 % | | 6.000 a 15.000 UVT | Hasta 785.610.000 | 2,8 % | 3,4 % | | 15.000 a 30.000 UVT | Hasta 1.571.220.000 | 4,4 % | 4,0 % | | 30.000 a 100.000 UVT | Hasta 5.237.400.000 | 5,6 % | 4,5 % |

Dos cosas que se leen mal en esa tabla y hay que decir en voz alta. La primera: una tienda de barrio pequeña paga menos que un restaurante pequeño (1,2 % contra 3,1 %), pero al crecer la tienda termina pagando más (5,6 % contra 4,5 %). La segunda: el tope para pertenecer al régimen simple es de 100.000 UVT de ingresos brutos del año anterior, es decir, unos 5.237 millones de pesos. Por encima de eso no hay decisión que tomar.

Y si tienes varias sedes, el rango se mira sobre el total del contribuyente, no sede por sede. Dos locales de 400 millones cada uno no son dos negocios de 6.000 UVT: son uno de 15.276 UVT.

El 8 % que arruina la comparación de mucha gente

Para las actividades de expendio de comidas y bebidas, el impuesto nacional al consumo (INC) del 8 % se liquida aparte y se suma a la tarifa del simple. El simple no te lo perdona: no lo reemplaza, lo suma.

Ese 8 % no sale de tu bolsillo si lo estás cobrando bien, porque lo paga el cliente. El problema aparece cuando el restaurante nunca lo separó en la cuenta y lo tenía metido dentro del precio: ahí sí sale de tu margen, y son ocho puntos.

Ojo con la excepción que sí te puede aplicar: las personas naturales con ingresos brutos de la actividad inferiores a 3.500 UVT en el año anterior y un solo establecimiento no son responsables del INC (artículo 512-13 del ET). Con la UVT de 2025 eso equivale a 174.296.500 pesos de ventas en 2025. Es un alivio real para el restaurante de un solo local, pero se pierde el día que abres el segundo.

Cómo se ve la comparación con números

Tomemos un restaurante persona jurídica que factura 600 millones al año. Eso son 11.456 UVT, así que cae en el rango de 6.000 a 15.000: tarifa del simple 3,4 %, o sea 20.400.000 pesos al año, que ya incluyen renta e ICA consolidado.

En el ordinario pagaría renta del 35 % sobre la utilidad, más el ICA de su municipio. Suponiendo un ICA del 10 por mil sobre los ingresos (revisa el tuyo, cambia mucho de un municipio a otro y de una actividad a otra):

| Utilidad del año | Renta 35 % | ICA supuesto (10 por mil) | Total ordinario | Total simple | |---|---|---|---|---| | 5 % (30.000.000) | 10.500.000 | 6.000.000 | 16.500.000 | 20.400.000 | | 10 % (60.000.000) | 21.000.000 | 6.000.000 | 27.000.000 | 20.400.000 | | 15 % (90.000.000) | 31.500.000 | 6.000.000 | 37.500.000 | 20.400.000 |

El punto de equilibrio es fácil de estimar y es la cuenta más útil de todo este artículo: resta a tu tarifa del simple la tarifa de ICA que pagarías, y divide entre la tarifa de renta. Con 3,4 % de simple, 1 % de ICA y 35 % de renta, el resultado es (3,4 − 1) ÷ 35 = 6,9 %. Traducido: si tu utilidad supera cerca del 7 % de las ventas, el simple empieza a convenirte.

Para persona natural la cuenta cambia, porque la renta no es una tarifa plana sino una tabla progresiva, y con utilidades pequeñas puede dar cero. Por eso el negocio muy chico y muy apretado suele estar mejor en el ordinario.

Los errores que más caro cuestan

1. Decidir en marzo. El plazo para inscribirse es el último día hábil de febrero del año gravable. No hay prórroga por buena intención. 2. Comparar solo la renta y olvidar el ICA. El simple lo integra; el ordinario lo cobra aparte, junto con avisos y tableros y la sobretasa bomberil. Dejarlo por fuera hace ver al ordinario más barato de lo que es. 3. Creer que el simple te libra del IVA. No lo hace. Si vendes bienes gravados —el caso típico de la tienda con gaseosas y mecato— sigues siendo responsable de IVA igual que antes. 4. Olvidar el 8 % del INC al hacer la comparación, o peor, no cobrarlo separado en la cuenta. 5. Estimar las ventas a ojo. El rango de tarifa cambia por cruzar un umbral. Calcular con una cifra aproximada puede dejarte en el escalón equivocado. 6. No descontar los aportes a pensión que pagas como empleador: se pueden restar del anticipo bimestral del simple. Si no los descuentas, estás regalando plata. 7. No prever los anticipos bimestrales. En el ordinario pagas una vez al año; en el simple pagas seis veces. El total puede ser menor y aun así apretarte el flujo de caja si no lo planeaste. 8. Declarar sobre una cifra que no cuadra con tu facturación electrónica. La DIAN ya tiene tus ventas. La declaración tiene que coincidir con lo que reportaste.

Cómo se hace esto en Fooda POS

Toda esta decisión se cae si no tienes el número de ventas. Estas son las partes del sistema que te lo dan sin que tengas que armar un Excel:

Checklist antes de decidir

Para cerrar

No hay un régimen que sea mejor para todos los restaurantes. Hay un régimen que es mejor para el tuyo, y depende de un solo dato que ya deberías tener a la mano: cuánto te queda de cada peso que vendes. Si tu margen es bajo y estás peleando por sobrevivir, el ordinario probablemente te cobre menos. Si el negocio va bien, el simple te ahorra plata y te quita trámites.

Lo que no puede pasar es que llegue febrero y no sepas ni cuánto vendiste. Esa es la única parte de esta decisión que depende enteramente de ti.

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