Documento soporte: cómo legalizar las compras de la plaza de mercado
Todos los meses pasa lo mismo. El domiciliario arranca para Paloquemao, para la Minorista o para la galería del pueblo y vuelve con veinte kilos de papa, un bulto de cebolla y el pollo de la semana. Paga en efectivo, recibe un papelito escrito a mano o no recibe nada, y esa plata sale de la caja del restaurante. Al cierre del año el contador mira la cifra y suelta la frase que más duele: eso no lo podemos deducir.
No es un problema chiquito. En un restaurante colombiano buena parte de las compras de fresco se hace con proveedores que no facturan: el señor de la plaza, la finca que trae el queso, la vecina de las arepas, el carnicero del mercado. Si esas compras no quedan soportadas como manda la DIAN, no bajan la base gravable, no generan IVA descontable y encima quedan como un hueco en el inventario que después nadie sabe explicar.
La buena noticia es que la ley sí tiene una salida y se llama documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar. Lo emite el comprador, no el vendedor. Aquí va qué es, quién lo necesita, qué datos lleva y cómo armar la rutina para que no se vuelva una tortura cada fin de mes.
Qué es el documento soporte y por qué te conviene
El artículo 771-2 del Estatuto Tributario es claro: para que un costo o una deducción sea aceptada necesitas la factura o el documento equivalente. Cuando el que te vende no está obligado a facturar, ese documento equivalente es el documento soporte. Lo generas tú, lleva numeración consecutiva autorizada por la DIAN y hoy se transmite de forma electrónica. La Resolución 000167 de 2021 de la DIAN fue la que fijó el formato y la obligación de transmitirlo.
Traducido al negocio: es el papel que convierte una salida de efectivo en un costo deducible.
> Compra sin soporte = plata que ya salió de tu caja pero que la DIAN trata como si fuera utilidad. Terminas pagando impuesto de renta sobre un dinero que nunca te quedaste.
Quién es un proveedor no obligado a facturar
No todo el que no te da factura está exento de darla. Hay gente que simplemente no la emite porque no quiere, y esa compra no se arregla con documento soporte. Los casos típicos de no obligados que sí aplican en un restaurante o una tienda son:
- Personas naturales no responsables de IVA que venden por debajo de los topes de ingresos del año: comerciantes minoristas, vendedores de plaza, prestadores de servicios pequeños.
- Agricultores y ganaderos que venden producto sin transformación industrial: papa, plátano, panela, huevos, leche cruda, carne en pie.
- Personas naturales que te prestan un servicio ocasional y no son comerciantes: el que arregla la nevera un sábado, la señora que lava manteles.
Si el proveedor es una empresa, una SAS o alguien que ya factura electrónicamente, no hay documento soporte que valga. Ahí lo que toca es exigir la factura y punto.
Qué datos lleva el documento soporte
Este es el contenido mínimo. Si te falta uno de estos campos, el documento no sirve y la DIAN puede rechazar el costo.
| Campo | Qué va ahí | Ejemplo real | | --- | --- | --- | | Denominación | Documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar | DS | | Fecha de la operación | El día en que de verdad compraste, no el día que lo digitaste | 18 de septiembre | | Número consecutivo | Con rango autorizado por la DIAN | DS-000147 | | Datos del vendedor | Nombre completo y cédula o NIT | Ana María Torres, CC 41.203.556 | | Tus datos | Razón social y NIT del restaurante | Sabor Criollo SAS, NIT 901.xxx.xxx | | Descripción específica | Producto, cantidad y unidad. La palabra varios no sirve | 20 kg papa pastusa, 15 kg cebolla cabezona | | Valor total | En pesos, con el IVA discriminado si la operación lo genera | 186.400 | | CUDS | Código único que devuelve la DIAN cuando valida el documento | Lo asigna el sistema |
El campo que más se cae en las revisiones es la descripción específica. Un documento que dice "mercado semanal por 800.000 pesos" no soporta nada. Uno que dice 20 kg de papa pastusa a 2.800, 15 kg de cebolla a 3.200 y 12 kg de tomate chonto a 4.100 sí.
En plata: cuánto te cuesta no hacerlo
Suponga un restaurante de barrio que compra 6.000.000 de pesos al mes en la plaza y nunca soporta nada. Son 72.000.000 al año de costo real que el negocio sí pagó pero que fiscalmente no existe.
> Costo no soportado x tarifa de renta = impuesto que pagas de más. > 72.000.000 x 35% = 25.200.000 pesos al año.
Veinticinco millones. Eso es una campana extractora, un cuarto frío usado o dos meses de nómina de cocina.
Una precisión importante para no vender humo: si tu restaurante está en el Régimen Simple de Tributación, la base se calcula sobre ingresos brutos y los costos no la bajan, así que ese ahorro de renta no aplica igual. Aun así necesitas el documento soporte para el control de inventario, para el IVA o el impuesto al consumo, y para el día en que te toque pasarte al régimen ordinario o pedir un crédito y te pidan estados financieros que cuadren.
La retención que casi nadie practica
Si tu restaurante es persona jurídica, lo más probable es que seas agente de retención. Eso significa que al pagarle a ese proveedor no facturador te toca retenerle una parte y consignársela a la DIAN. Las tarifas generales que más se usan son estas, siempre que el pago supere la base mínima en UVT del año:
| Concepto | Tarifa general | | --- | --- | | Compras generales a declarante de renta | 2,5% | | Compras generales a no declarante | 3,5% | | Servicios generales a declarante | 4% | | Servicios generales a no declarante | 6% |
Los productos agrícolas y pecuarios sin procesamiento industrial tienen tarifa y base mínima propias, más bajas, justamente porque son compras de plaza. Como las bases se expresan en UVT y la UVT cambia cada año, confirma con tu contador la cifra vigente antes de empezar a retener. Lo que no puede pasar es que nunca le retengas a nadie: esa omisión la responde el restaurante, no el vendedor.
Errores comunes que salen caros
1. Escribir "varios" o "mercado" en la descripción. Es el rechazo más fácil de una revisión. 2. Numerar los documentos a mano sin tener el rango autorizado por la DIAN. 3. Meter todo el mes en un solo documento soporte. Cada operación va aparte, con su fecha real. 4. No pedirle la cédula al proveedor. Sin identificación no hay documento válido, y en la plaza pedirla después es imposible. 5. Registrar la salida de efectivo en la caja pero nunca pasarla a contabilidad, o al revés: contabilizar la compra y dejar la caja descuadrada. 6. Olvidar la retención en la fuente cuando sí había que practicarla. 7. Guardar los papelitos en una bolsa para organizarlos en diciembre. En diciembre ya nadie se acuerda de qué era ese gasto de 240.000.
Cómo se hace esto en Fooda POS
El documento soporte lo emite tu contador o tu software contable, pero el 90% del trabajo es tener la información limpia y a tiempo. Eso sí lo resuelve el POS:
- Gastos: cada compra de plaza se registra en el momento, con proveedor, categoría, valor y foto del papelito desde el celular. Dejas de depender de la memoria del domiciliario.
- Inventario: la compra entra como ingreso de insumo, sube el stock y queda con su costo real del día. Así el kilo de papa que costaba 2.400 el mes pasado y hoy cuesta 2.800 se refleja solo.
- Calculadora de costos: los platos se recostean con el precio real de la última compra, no con el que pusiste el día que abriste.
- Cuadre de caja: la plata que salió para el mercado queda como salida registrada y no como un descuadre que nadie explica.
- Turnos: queda constancia de quién autorizó la salida de efectivo y quién hizo la compra.
- Reportes: exportas el mes de gastos agrupado por proveedor y se lo pasas al contador listo para emitir los documentos soporte, sin volver a transcribir nada.
- Multisede: si tienes dos o tres puntos, cada sede lleva sus propias compras y no se mezclan.
Checklist para arrancar esta semana
- [ ] Armar la lista de tus proveedores no facturadores con nombre completo y cédula o NIT.
- [ ] Pedirle al contador el rango de numeración de documento soporte autorizado por la DIAN.
- [ ] Definir quién registra cada compra en el POS y en qué momento. Lo ideal: al volver de la plaza, ese mismo día.
- [ ] Fijar la regla de descripción: producto, cantidad y unidad. Nunca la palabra varios.
- [ ] Confirmar con el contador si eres agente de retención y qué tarifa aplica a cada proveedor.
- [ ] Cierre mensual: exportar gastos por proveedor y cruzarlos contra las salidas de caja.
- [ ] Revisar que las compras registradas coincidan con las entradas de inventario.
Para cerrar
El documento soporte no es un trámite inventado para molestar al tendero. Es la única forma de que la plata que sale de tu caja para la plaza cuente como lo que es: un costo del negocio. Sin él, tu restaurante se ve en papeles mucho más rentable de lo que es y paga impuestos por una utilidad que no existe.
La parte difícil nunca fue el formato, fue la disciplina de registrar la compra el mismo día. Eso es exactamente lo que un POS bien usado te quita de encima. Prueba Fooda POS gratis por 7 días, sin tarjeta de crédito, y empieza por registrar el mercado de esta semana como toca.
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