Calendario tributario del restaurante colombiano mes por mes
La mayoría de los dueños de restaurante en Colombia no se enteran de una obligación tributaria por el calendario: se enteran cuando llega la sanción. Un correo de la DIAN, una notificación de la Secretaría de Hacienda, o peor, el contador que llama en abril diciendo que hay que pagar la primera cuota de renta y que no hay caja para eso.
El problema casi nunca es la plata. Es el ritmo. Un restaurante mueve efectivo todos los días y eso da la sensación de que siempre hay con qué. Pero las obligaciones llegan concentradas en febrero, en abril, en junio y en diciembre. Si no separaste la plata a lo largo de los meses, el mes de pago te quiebra la caja aunque hayas vendido bien.
Este es el mapa completo del año para un restaurante colombiano: qué se declara, cada cuánto, y en qué mes conviene tener la plata apartada. No son las fechas exactas, porque la DIAN publica cada diciembre el decreto con el calendario del año siguiente y los días dependen de los últimos dígitos de tu NIT. Es el ritmo, que es lo que de verdad necesitas para planear.
Primero: de qué eres responsable
No todos los restaurantes tienen las mismas obligaciones. Antes de mirar el calendario hay que saber en cuál casilla estás.
| Obligación | Periodicidad | A quién le aplica | | --- | --- | --- | | Impuesto al consumo (INC) 8% | Bimestral | Restaurantes y bares del régimen ordinario que no operen bajo franquicia | | IVA 19% | Bimestral o cuatrimestral | Restaurantes que operan bajo franquicia o concesión de marca | | Anticipo del SIMPLE | Bimestral | Quienes se acogieron al Régimen Simple de Tributación | | Retención en la fuente | Mensual | Quienes son agentes retenedores | | Nómina electrónica | Mensual | Todo el que tenga empleados y facture electrónicamente | | Aportes a seguridad social (PILA) | Mensual | Todo el que tenga empleados | | ICA | Depende del municipio | Todo establecimiento con actividad comercial | | Declaración de renta | Anual | Persona jurídica o natural según topes | | Información exógena | Anual | Según topes de ingresos y patrimonio | | Renovación de matrícula mercantil | Anual | Todo establecimiento registrado en cámara de comercio |
Dos aclaraciones que confunden a mucha gente. La primera: el INC del 8% y el IVA son excluyentes en restaurantes. Si cobras INC no cobras IVA sobre el servicio, y ese 8% no se descuenta de nada, va completo para la DIAN. La segunda: si estás en el Régimen Simple no declaras INC por separado, va dentro del recibo del SIMPLE, pero sí sigues cobrándolo en la cuenta.
El ritmo mensual: lo que pasa todos los meses
Hay tres cosas que no dan tregua y se pagan mes vencido:
- PILA: salud, pensión, ARL, caja de compensación y parafiscales de cada empleado. El día de vencimiento depende de los dos últimos dígitos de tu NIT.
- Nómina electrónica: el documento soporte de pago de nómina que hay que transmitir a la DIAN. No es un impuesto, es un reporte, pero si no lo transmites ese gasto de nómina no te vale como deducible en renta.
- Retención en la fuente: si eres agente retenedor, lo que le retuviste al arrendador, al contador o al proveedor de servicios.
> Regla práctica: la nómina real de un restaurante no es el salario. Es el salario más aproximadamente un 50% entre prestaciones y aportes. Si presupuestas solo el básico, el calendario te va a doler todos los meses.
Febrero y marzo: el arranque caro
Enero y febrero suelen ser meses flojos de venta en restaurantes, y son justo los meses donde se concentran pagos del año anterior:
1. 31 de enero: intereses a las cesantías, que se le pagan directamente al empleado. 2. 14 de febrero: consignación de cesantías al fondo de cada trabajador. 3. 31 de marzo: renovación de la matrícula mercantil del establecimiento y de la sociedad en la cámara de comercio. Si la dejas vencer, la renovación tardía tiene costo adicional y te bloquea trámites. 4. Entre enero y marzo se suele renovar también el pago anual de Sayco y Acinpro si pones música en el local, y toca revisar el concepto sanitario y el de bomberos según la vigencia que te hayan dado.
Este trío de febrero y marzo es el que más descuadra restaurantes pequeños. Las cesantías del año pasado se causaron con ventas del año pasado, pero se pagan con la caja de este año.
Abril a junio: renta y prima
Las personas jurídicas liquidan renta en el primer semestre y normalmente la pagan en dos cuotas. Las personas naturales declaran más adelante en el año, entre agosto y octubre según los últimos dígitos del documento. La información exógena, que es el reporte detallado de con quién compraste y a quién le vendiste, también se presenta en el primer semestre.
Y cierra junio con la prima de servicios: medio salario más el auxilio de transporte proporcional, a más tardar el 30 de junio.
> Si vas a apartar plata para una sola cosa en el año, que sea para prima. Son dos pagos grandes, en junio y en diciembre, y son los dos meses donde más fácil se justifica uno mismo el gasto de la caja.
El resto del año y el cierre
Julio a noviembre es el tramo tranquilo: siguen los bimestrales de INC o SIMPLE y los mensuales de nómina. Es el momento para hacer dos cosas que nadie hace a tiempo: revisar si vas a superar el tope de ingresos que te cambia de régimen el año entrante, y guardar mes a mes la doceava de la prima de diciembre, que vence el 20 en plena temporada alta.
Los errores que más caro cuestan
1. Usar la plata del INC como si fuera venta. Ese 8% nunca fue tuyo. Si lo gastas, en el bimestre siguiente estás financiando a la DIAN con tu propio capital de trabajo. 2. Declarar en ceros para salir del paso. Una declaración inexacta sale más cara que una extemporánea, porque suma sanción por inexactitud más intereses de mora. 3. No transmitir la nómina electrónica. El gasto de nómina no soportado se cae como deducible y te sube la renta a pagar. 4. Dejar vencer la matrícula mercantil. Bloquea certificados que después necesitas para contratos de arriendo, licitaciones o crédito. 5. No guardar el documento soporte de las compras en plaza de mercado. Sin ese documento, esa compra no existe para la DIAN aunque te haya costado plata real. 6. Confiar en que el contador se acuerda de todo. El contador declara con lo que tú le entregues. Si le entregas tarde o incompleto, la sanción es del restaurante, no del contador. 7. No reservar mensualmente. La sanción mínima por presentar tarde es de 10 UVT, y la UVT la fija la DIAN cada diciembre para el año siguiente. Es plata que se va sin comprar ni un gramo de comida.
Cómo se hace esto en Fooda POS
El calendario tributario se cumple con números que tienen que estar bien desde el primer día del bimestre, no armados a las carreras la noche antes de declarar.
- Facturación electrónica integrada: cada venta sale con su INC o su IVA discriminado, así que el valor a declarar sale del sistema y no de una suma manual.
- Reportes de ventas por rango de fechas: puedes cortar exactamente el bimestre o el mes que necesita el contador y exportar la base gravada sin pelear con Excel.
- Módulo de gastos: cada compra queda registrada con proveedor y categoría, que es justo lo que se necesita para armar exógena y para saber qué compras quedaron sin soporte.
- Cuadre de caja diario: si la caja cuadra todos los días, la declaración del bimestre cuadra sola.
- Turnos y nómina: las horas trabajadas quedan registradas, y de ahí sale el cálculo de prestaciones sin tener que reconstruir a mano quién trabajó cuántos domingos.
- Multisede: si tienes dos o tres puntos bajo el mismo NIT, ves el consolidado que es lo que se declara, y el detalle por sede que es lo que te dice cuál punto sostiene al otro.
La idea no es que el POS declare por ti. Es que cuando el contador pida la información, la respuesta sea exportar un reporte y no un domingo entero revisando cuadernos.
Checklist del año
- [ ] Tengo claro si soy responsable de INC o de IVA, y bajo qué régimen tributo
- [ ] Separo el INC cobrado en una cuenta aparte, no lo mezclo con la caja
- [ ] Aparto mensualmente la doceava de prima y de cesantías
- [ ] Pago PILA y transmito nómina electrónica todos los meses
- [ ] Renové la matrícula mercantil antes del 31 de marzo
- [ ] Pagué intereses a las cesantías en enero y consigné cesantías en febrero
- [ ] Tengo la información del año anterior lista para exógena
- [ ] Revisé en octubre si cambio de régimen el año entrante
- [ ] Le entrego al contador reportes exportados, no fotos de cuadernos
- [ ] Sé de memoria los dos últimos dígitos de mi NIT
Para cerrar
El calendario tributario no se gana con memoria, se gana con reserva. Un restaurante que aparta el INC cobrado y la doceava de prestaciones cada mes llega a febrero y a junio sin sobresaltos, aunque no se sepa ninguna fecha. Uno que no lo hace va a vivir el año persiguiendo plata que ya se gastó.
Y la reserva solo funciona si los números son confiables. Si no sabes cuánto INC cobraste este bimestre, no puedes apartarlo.
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