Cuanto te cobra el datafono en Colombia: comision, IVA y retenciones

Usted cierra un sabado bueno. El POS dice que vendio 4.800.000 pesos y que 3.600.000 entraron por tarjeta. El lunes revisa la cuenta y no llegan 3.600.000: llegan 3.4 y algo, en dos consignaciones distintas, con nombres raros en el extracto. Nadie le explico por que.

La mayoria de dueños de restaurante en Colombia cree que el datafono cobra "un porcentaje". En realidad le estan descontando hasta cinco cosas distintas, y solo dos de ellas son costo de verdad. Las otras tres son plata suya que va a la DIAN y que usted recupera en la declaracion, siempre que sepa que existen y las registre. Si no las registra, en marzo esta pagando impuestos que ya habia pagado.

Este articulo desarma el descuento pedazo por pedazo, le da la formula para saber cuanto le cuesta realmente cada 100.000 pesos que cobra con tarjeta, y le dice que preguntar antes de firmar con un banco, con Redeban, con Bold, con Wompi o con una billetera como Nequi o Daviplata.

Los cinco descuentos que le tocan la venta con tarjeta

| Concepto | Quien lo aplica | Orden de magnitud | Es costo o es anticipo de impuesto | | --- | --- | --- | --- | | Comision de adquirencia | El banco, Redeban o el agregador | Un porcentaje sobre la venta, distinto para debito y credito | Costo real | | IVA sobre la comision | El mismo proveedor | 19% de la comision, no de la venta | Costo real, descontable si es responsable de IVA | | Retencion en la fuente por pagos con tarjeta | La entidad adquirente | 1,5% sobre el valor de la venta sin impuestos ni propina | Anticipo de renta, se recupera | | Retencion de IVA | El emisor de la tarjeta | 15% del IVA facturado, cuando usted factura IVA | Anticipo, se recupera | | GMF o 4x1000 | Su banco, al mover la plata | 4 pesos por cada 1.000 movidos | Costo real si la cuenta no esta exenta |

Ojo con la tercera fila porque es la que mas confunde. Ese 1,5% no es una comision: es retencion en la fuente a titulo de renta. Aparece como un descuento en el extracto, se siente como un costo, pero es plata suya que queda abonada a su impuesto de renta. El certificado de retenciones que le expide el adquirente al final del año es lo que su contador necesita para restarla. Si usted nunca pide ese certificado, esa plata la perdio.

La cuarta fila tiene un matiz colombiano importante. Si su restaurante esta bajo el impuesto nacional al consumo del 8%, usted no factura IVA, y por lo tanto no hay retencion de IVA que le practiquen sobre esas ventas. Un bar que factura IVA sobre licores si la va a ver. Una tienda de barrio responsable de IVA, tambien.

> Costo real de aceptar tarjetas = comision x 1,19. Todo lo demas que le descuenten es impuesto anticipado, no gasto. Registrelo como anticipo, no como comision, o su margen se vera peor de lo que es.

Cuanto es en plata, con numeros

Suponga un restaurante que vende 30.000.000 de pesos al mes y que el 70% de eso entra por tarjeta, o sea 21.000.000. Mire lo que cambia con la tarifa:

| Tarifa pactada | Comision mensual | IVA sobre la comision | Costo real al mes | Costo real al año | | --- | --- | --- | --- | --- | | 1,8% | 378.000 | 71.820 | 449.820 | 5.397.840 | | 2,5% | 525.000 | 99.750 | 624.750 | 7.497.000 | | 3,2% | 672.000 | 127.680 | 799.680 | 9.596.160 |

La diferencia entre una tarifa de 1,8% y una de 3,2% en este restaurante son 4.198.320 pesos al año. Eso es el sueldo de un mesero por dos meses, o la nevera que lleva postergando. Y la mayoria de dueños nunca renegocio la tarifa que le pusieron el dia que abrio.

Un detalle que casi nadie revisa: la tarifa de credito casi siempre es mas alta que la de debito, y las tarjetas de credito con franquicia premium o las tarjetas empresariales suelen tener tarifas todavia mayores. Si su ticket promedio es alto y sus clientes pagan mucho con credito, su costo efectivo esta por encima de la tarifa que le mostraron en la propuesta comercial. Pida el desglose real de los ultimos tres meses: comision cobrada dividida entre venta procesada. Ese numero, y no el del folleto, es su tarifa.

Bancos y Redeban, agregadores, o billeteras

No hay un ganador universal. Hay tres modelos con logicas distintas y conviene entender cual le sirve a su volumen.

| Modelo | Ejemplos | A quien le conviene | Lo que hay que vigilar | | --- | --- | --- | --- | | Banco adquirente con red tradicional | Bancolombia, Davivienda, Banco de Bogota sobre Redeban o Credibanco | Volumenes altos, donde una decima de punto pesa | Contratos con permanencia, alquiler mensual del terminal, tarifa negociable si usted la pide | | Agregador | Bold, Wompi, otros | Negocios que empiezan o con volumen medio, quieren activarse rapido y sin papeleo largo | Tarifa unica mas alta, terminal que se compra, revisar el costo de los links de pago | | Billetera o transferencia inmediata | Nequi, Daviplata, transferencias por Bre-B | Ticket bajo, domicilios, tiendas de barrio | El riesgo no es la comision: es que la plata caiga en una cuenta personal |

Sobre la ultima fila hay que ser franco. Cobrar por transferencia a una cuenta personal se siente gratis y no lo es. Primero, esos ingresos siguen siendo ingresos del negocio y deben quedar facturados y declarados. Segundo, cuando llegue el momento de pedir un credito para la segunda sede, el banco le va a pedir extractos del negocio, no del celular de su mama. Y tercero, si mezcla la plata personal con la del negocio, el cuadre de caja deja de tener sentido y usted deja de saber si gana o no gana.

Lo sensato es cobrar por transferencia inmediata cuando el cliente lo prefiera, pero recibiendo en una cuenta a nombre del negocio, marcandola como exenta del 4x1000 hasta el tope que permite la ley cada año, y registrando cada pago en el POS como lo que es: un metodo de pago mas, no un ingreso invisible.

El costo que nadie suma: el tiempo del dinero

Dos proveedores con la misma tarifa no cuestan lo mismo si uno le dispersa la plata al dia habil siguiente y el otro a los tres o cuatro dias. Un restaurante que compra proteina y verdura en la plaza tres veces por semana necesita esa plata rapido. Si por tenerla mas rapido usted paga un punto extra, haga la cuenta: un punto sobre 21.000.000 son 210.000 pesos al mes. Si esa demora lo obliga a un sobregiro o a un gota a gota, el punto extra sale barato.

Sume tambien el 4x1000. Cada vez que la plata entra a la cuenta y usted la mueve a otra para pagar proveedores o nomina, se le van 4 pesos por cada 1.000. Sobre 21.000.000 al mes eso es 84.000 pesos por cada traslado completo. La cuenta marcada como exenta cubre hasta el tope mensual que fija la ley en UVT; confirme el valor de la UVT del año con su contador y marque la cuenta que mas movimiento tiene.

Cinco errores que le cuestan plata cada mes

1. Registrar el neto que llega al banco como si fuera la venta. La venta es el bruto. El descuento es un gasto y un anticipo de impuesto, y va registrado aparte. 2. No pedir el certificado anual de retenciones al adquirente. Es plata suya, y sin ese papel su contador no la puede restar. 3. Aceptar la tarifa inicial para siempre. A los seis meses usted ya tiene historial de volumen: eso se negocia. 4. Tener tres datafonos de tres proveedores distintos por si acaso. Fragmenta el volumen, ninguno le da tarifa buena, y el cuadre de caja se vuelve un rompecabezas. 5. Cobrarle al cliente un recargo por pagar con tarjeta. Ademas de que le espanta la venta, le desordena la contabilidad y le crea un problema con el precio publicado.

Como se hace esto en Fooda POS

La idea no es que usted haga esta cuenta a mano cada mes, sino que el sistema se la muestre.

• Metodos de pago separados. Cada venta se cierra indicando si fue efectivo, debito, credito, transferencia o domiciliario. Al final del dia usted ve cuanto entro por cada canal, no un total revuelto.
• Cuadre de caja. El turno cierra contando el efectivo fisico contra lo que el sistema dice que deberia haber en efectivo. Lo de tarjeta se compara despues contra el extracto del adquirente. Asi es como aparecen los cobros mal aplicados.
• Reportes por metodo de pago. Con el porcentaje real que entra por tarjeta usted puede calcular su costo de adquirencia y saber si la tarifa que tiene le sirve o no.
• Gastos. La comision del datafono se registra como gasto recurrente del mes, con su categoria propia. Cuando lo hace tres meses seguidos ve la tendencia y decide si renegocia.
• Calculadora de costos. Si su costo de adquirencia efectivo es 2,5% mas IVA, ese punto y algo tiene que estar contemplado en el precio de la carta. La calculadora le deja ver el margen del plato despues de todo.
• Facturacion electronica DIAN. Cada venta queda facturada sin importar el metodo de pago, incluida la que le pagaron por transferencia. Esa es la parte que la gente olvida y la que despues cuesta cara.
• Multisede y turnos. Si tiene dos puntos, puede comparar cuanto pesa la tarjeta en cada uno. Muchas veces la sede del centro comercial tiene 90% tarjeta y la de barrio 40%, y no tiene sentido negociar como si fueran lo mismo.

Checklist para revisar su datafono este mes

• [ ] Descargue el extracto del adquirente de los ultimos tres meses.
• [ ] Divida la comision total cobrada entre la venta total procesada: esa es su tarifa real.
• [ ] Verifique que le esten cobrando IVA solo sobre la comision, nunca sobre la venta.
• [ ] Identifique la retencion en la fuente del 1,5% y confirme que no la esta contabilizando como gasto.
• [ ] Pida el certificado de retenciones y guardelo donde su contador lo encuentre.
• [ ] Confirme en cuantos dias habiles le dispersan la plata.
• [ ] Revise si paga alquiler mensual del terminal y si ese contrato tiene clausula de permanencia.
• [ ] Marque como exenta del 4x1000 la cuenta con mas movimiento.
• [ ] Con el numero de tarifa real en la mano, llame a su proveedor y pida una revision.
• [ ] Configure en el POS un metodo de pago por cada canal para poder medir todo esto solo.

Para cerrar

El datafono no es caro ni barato: es un costo que se administra. Un restaurante que vende 30.000.000 al mes y no revisa su tarifa esta dejando ir facilmente entre cuatro y cinco millones de pesos al año, y ademas suele estar regalandole a la DIAN retenciones que nunca reclama. Nada de eso se arregla con una hoja de calculo hecha en diciembre; se arregla teniendo el dato todos los dias.

Empiece por lo mas simple: separe los metodos de pago en su POS y mire, al cierre de este mes, cuanto de su venta entro realmente por tarjeta. Con ese numero ya puede negociar.

En Fooda POS puede probarlo sin compromiso: 7 dias gratis, sin tarjeta de credito. Configure sus metodos de pago, cierre un par de turnos y vea el reporte. En una semana va a saber cosas de su negocio que no sabia en tres años.

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