Cómo facturarle a una empresa en Colombia: NIT, orden de compra y plazos de pago
Un cliente empresarial parece la mejor noticia del mes. Pide treinta almuerzos diarios de lunes a viernes, no regatea por doscientos pesos y no se va a la competencia porque el vecino puso una promoción. Hasta que llega el primer corte y descubres dos cosas que nadie te advirtió.
La primera: la plata no entró a los ocho días, entró a los cuarenta y cinco. La segunda: de 1.200.000 pesos facturados te consignaron 1.128.000 y nadie te explicó dónde quedaron los otros 72.000. No es un error del banco ni te están robando. Así funciona venderle a una empresa en Colombia.
El problema no es que existan las retenciones, la orden de compra y los plazos de pago. El problema es que la mayoría de restaurantes y tiendas los descubren cuando ya facturaron, con un precio calculado como si el cliente pagara de contado. Esta guía es la lista completa de lo que te van a pedir, lo que te van a descontar y cuándo te van a pagar, para que la próxima cotización empresarial salga bien desde el principio.
Lo que te piden antes de la primera factura
Ninguna empresa mediana te paga contra un mensaje de WhatsApp. Primero te crean como proveedor en su sistema, y ese trámite pide casi siempre los mismos papeles:
- RUT actualizado, descargado de la DIAN, con la actividad económica que corresponde a lo que vas a vender
- Certificado de existencia y representación legal de la cámara de comercio, normalmente con menos de 30 o 90 días de expedido
- Certificación bancaria de la cuenta donde quieres que te consignen, a nombre del mismo NIT que factura
- Copia de la cédula del representante legal
- El formato de creación de proveedor de esa empresa, diligenciado y firmado
- A veces la planilla de seguridad social del último mes, sobre todo si vas a entrar al sitio del cliente
Dos detalles tumban este trámite más de lo que parece. Uno: la cuenta bancaria tiene que estar a nombre del negocio, no a nombre tuyo como persona natural, si facturas con NIT de empresa. Dos: la actividad económica del RUT tiene que tener sentido con lo que estás vendiendo. Si tu RUT dice solo expendio de comidas preparadas y el cliente te está contratando un servicio de catering con meseros, compras te puede devolver la creación.
Arma esa carpeta una vez y mantenla actualizada. Cuando aparezca el segundo cliente empresarial, mandarla el mismo día es la diferencia entre cerrar el negocio y quedar en veremos.
La orden de compra: sin ese número no te pagan
Esta es la parte que más plata deja atrapada en restaurantes pequeños. En una empresa con área de compras, el pedido formal se llama orden de compra u OC, y trae un número. Ese número tiene que ir escrito en la factura electrónica.
Si facturas sin el número de la orden de compra, la factura no se rechaza de inmediato ni te llaman a avisarte. Simplemente se queda parada en cuentas por pagar hasta que alguien, semanas después, te pide que la anules y la vuelvas a emitir. Y el plazo de pago vuelve a empezar desde cero.
> Regla práctica: sin número de orden de compra, no se despacha. Un pedido aprobado por WhatsApp por el jefe de la oficina no es una orden de compra, y el área de compras no lo va a pagar solo porque la comida ya se la comieron.
Lo mismo aplica a otros datos que parecen burocracia y no lo son: la razón social exacta, el NIT con dígito de verificación, la dirección fiscal (que casi nunca es la oficina donde entregas) y, en empresas grandes, el centro de costo. Pide todo eso por escrito una sola vez, guárdalo en la ficha del cliente y reúsalo.
Por qué te llega menos plata: las retenciones
Cuando tu cliente es agente de retención (casi cualquier empresa mediana o grande lo es), no te paga el total de la factura. Te descuenta unos anticipos de impuestos y se los gira a la DIAN o al municipio a tu nombre. Esa plata no se pierde: la cruzas después en tu declaración de renta o de industria y comercio. Pero no la tienes hoy, y hoy es cuando pagas la nómina.
| Retención | Quién la aplica | Tarifa típica en servicios | Se cruza contra | | --- | --- | --- | --- | | Retención en la fuente por renta | Cliente agente de retención | 4% si declaras renta, 6% si no declaras | Declaración de renta | | ReteICA | Cliente, en el municipio donde se presta | Según municipio y actividad, normalmente entre 4 y 14 por mil | Declaración de ICA | | ReteIVA | Solo si la operación lleva IVA | 15% del IVA facturado | Declaración de IVA |
Aquí hay un detalle colombiano que a muchos restaurantes les ahorra confusión: si estás en el régimen de impuesto al consumo, tu factura lleva INC del 8% y no IVA. Al impuesto al consumo no se le practica ReteIVA. Si un cliente te descuenta ReteIVA sobre una factura que solo tiene INC, está equivocado, y vale la pena devolverle el soporte antes de que el pago salga mal.
Pide siempre el certificado de retención. Sin ese papel no puedes cruzar nada al final del año, y la retención deja de ser un anticipo para volverse un costo.
Cuándo entra la plata de verdad
El plazo no empieza el día que entregas la comida. Empieza el día que la factura queda radicada y aceptada. Entre una cosa y otra se pierden días que nadie te cuenta.
| Etapa | Qué pasa | Tiempo típico | | --- | --- | --- | | Entrega y remisión firmada | Alguien del cliente firma que recibió | Mismo día | | Emisión de factura electrónica | Se emite con OC y datos fiscales correctos | 1 a 3 días | | Radicación | Entra al portal de proveedores o al correo de facturación | 1 a 5 días | | Aprobación interna | La aprueba quien pidió el servicio | 3 a 15 días | | Pago | Sale en el ciclo de pagos del cliente | Según el plazo pactado |
Sobre el plazo pactado hay una norma que juega a tu favor: la Ley 2024 de 2020, conocida como la ley de pago en plazos justos, fijó un plazo máximo de 45 días calendario para pagarle a micro, pequeñas y medianas empresas en operaciones comerciales. Conocerla sirve para negociar: cuando el cliente propone 90 días, no estás pidiendo un favor al pedir 45.
> Lo que realmente te entra = valor facturado menos retenciones, y no entra el día de la entrega sino entre 30 y 60 días después de radicar. Cotiza con esos dos ajustes o el cliente grande se te vuelve un problema de caja.
Un cálculo rápido para dimensionarlo: si vendes 8.000.000 de pesos al mes a crédito empresarial y te pagan a 45 días, necesitas tener financiados unos 12.000.000 de pesos en cartera de forma permanente. Esa plata sale de tu bolsillo mientras tanto.
Los cinco errores que más caro salen
1. Cotizarle al cliente empresarial con el mismo margen del cliente de mostrador, sin meterle el costo de esperar 45 días. 2. Despachar sin orden de compra porque el contacto dijo que después la sacaba. 3. Facturar a la dirección de la oficina donde entregas en lugar de la dirección fiscal del NIT. 4. No pedir los certificados de retención, y descubrir en marzo que no hay cómo cruzar esa plata. 5. No llevar un control de cartera aparte, y por eso no darse cuenta de que hay una factura de hace tres meses sin pagar.
Cómo se hace esto en Fooda POS
El trabajo empresarial no se administra distinto del resto del negocio: se administra con los mismos datos, pero separados del mostrador.
- Facturación electrónica integrada: emites la factura con la razón social, el NIT y los datos fiscales del cliente ya guardados, sin volver a preguntarlos en cada pedido.
- Ficha de cliente: dejas grabados NIT, dirección fiscal, contacto de radicación y número de orden de compra vigente, para que el mesero o el cajero no tenga que adivinarlos.
- Reportes de ventas filtrados por cliente: cuánto le vendiste a esa empresa este mes, cuánto va corrido del contrato y si el consumo está subiendo o bajando.
- Gastos y calculadora de costos: como el cliente empresarial normalmente compra volumen a precio fijo, ahí ves si el plato sigue dejando margen cuando sube el aceite o el pollo.
- Cuadre de caja limpio: las ventas a crédito no se mezclan con el efectivo del día, que es donde suelen aparecer los descuadres fantasma.
- Multisede: si atiendes al mismo cliente desde dos puntos, ves el consolidado sin sumar a mano.
- Comandas a cocina: un pedido corporativo de treinta almuerzos entra como cualquier otra comanda, sin frenar el servicio de mesas.
Checklist antes de despachar el primer pedido
- [ ] Carpeta de creación de proveedor completa: RUT, cámara de comercio, certificación bancaria, cédula
- [ ] Razón social exacta, NIT con dígito de verificación y dirección fiscal confirmados por escrito
- [ ] Número de orden de compra en la mano antes de producir
- [ ] Plazo de pago pactado por escrito, idealmente 45 días o menos
- [ ] Precio cotizado con el costo de la espera incluido
- [ ] Correo o portal de radicación identificado, con nombre de quien recibe
- [ ] Remisión firmada en cada entrega, archivada junto a la factura
- [ ] Recordatorio en el calendario para pedir el certificado de retención
En resumen
Venderle a una empresa en Colombia es buen negocio cuando entiendes que estás prestando plata: cobras menos de lo que facturas y lo cobras mes y medio después. Si el precio incluye eso, el cliente empresarial es el más estable que vas a tener, con pedido fijo, sin temporadas muertas y sin pelear por precio todos los días.
Lo único que no aguanta este modelo es la improvisación. Datos fiscales a medias, órdenes de compra que aparecen después y cartera que nadie revisa es la combinación exacta con la que un restaurante crece en ventas y se queda sin caja el mismo mes.
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